Kalau kamu pernah berbisnis, pasti tahu bahwa proses negosiasi bukan cuma soal ngobrol dan setuju di harga. Ada satu dokumen yang sering menjadi jembatan penting antara “tawaran” dan “kesepakatan resmi”, yaitu quotation.
Banyak orang menganggap quotation itu cuma daftar harga. Padahal, kenyataannya quotation adalah salah satu senjata paling ampuh untuk menunjukkan profesionalisme dan membangun kepercayaan klien. Kalau salah membuatnya, calon pelanggan bisa ragu. Tapi kalau tepat, quotation bisa mengubah peluang menjadi kontrak besar.
Pahami secara utuh apa itu quotation, kenapa penting, dan bagaimana membuatnya supaya bisnis kamu terlihat solid di mata calon klien.
Secara sederhana, quotation adalah dokumen resmi yang berisi penawaran harga dan rincian layanan atau produk yang akan diberikan kepada calon pembeli.
Quotation biasanya dibuat oleh penjual setelah pembeli menyatakan minat terhadap suatu produk atau jasa, tapi belum ada kesepakatan harga. Dokumen ini memuat detail seperti:
Kalau diibaratkan, quotation itu seperti undangan resmi yang bilang: “Ini yang bisa saya tawarkan untuk kamu, berikut harganya, apakah kita lanjut ke tahap berikutnya?”
Biar nggak salah kaprah, penting untuk tahu perbedaannya:
Dengan kata lain, proposal memancing minat, quotation mengunci harga, invoice menagih pembayaran.
Bayangkan kamu lagi ingin membeli layanan fotografi untuk acara perusahaan. Ada dua vendor: yang satu cuma kirim pesan singkat berisi harga, yang lain kirim quotation rapi dengan logo, rincian paket, dan masa berlaku penawaran.
Secara psikologis, kamu akan lebih percaya vendor kedua, bukan? Itulah kekuatan quotation.
Manfaat utama quotation:
Kalau kamu mau quotation terlihat meyakinkan, pastikan mencakup:
Membuat quotation itu sebenarnya mirip seperti menulis undangan pesta bisnis, harus jelas, rapi, dan bikin penerima merasa “pantas” untuk menghadiri (alias menerima tawaran). Tapi banyak orang yang asal ketik harga lalu kirim, tanpa memikirkan kesan yang ditinggalkan.
Berikut panduan langkah demi langkah untuk membuat quotation yang tidak hanya informatif, tapi juga meyakinkan:
Quotation harus punya struktur yang konsisten. Pastikan dokumen kamu memuat:
Kenapa penting? Karena dari layout saja, calon klien sudah bisa menilai seberapa serius kamu.
Jangan hanya tulis “Quotation” atau “Penawaran Harga”. Gunakan judul yang langsung menggambarkan penawaran, misalnya:
“Quotation untuk Layanan Desain Website E-Commerce. Paket Premium”
Ini memberi sinyal bahwa dokumen tersebut personal dan dibuat khusus untuk mereka, bukan copy-paste.
Hindari istilah terlalu umum. Contoh:
Deskripsi yang rinci akan meminimalkan potensi salah paham dan memperjelas value yang kamu tawarkan.
Banyak penawaran gagal bukan karena harganya terlalu mahal, tapi karena calon klien tidak paham dari mana angka itu berasal. Kalau mereka hanya melihat satu angka total tanpa penjelasan, biasanya muncul rasa ragu atau bahkan curiga, “Kenapa bisa segini? Mahal banget, ya?”
Quotation bukan hanya soal angka, tapi juga komunikasi. Gunakan kalimat yang membuat klien merasa diutamakan:
“Kami sangat senang mendapat kesempatan untuk membantu mengembangkan bisnis Anda melalui layanan ini.”
Bahasa yang sopan, hangat, dan optimis bisa membangun kedekatan emosional.
Kadang, perbedaan tipis bisa mengubah keputusan klien. Sertakan bonus atau keunggulan yang tidak dimiliki kompetitor, misalnya:
Nilai tambah ini tidak selalu harus mahal, tapi harus relevan dengan kebutuhan klien.
Urgensi membantu klien lebih cepat memutuskan. Contoh:
“Penawaran ini berlaku hingga 30 Agustus 2025. Setelah tanggal tersebut, harga dapat berubah mengikuti kondisi pasar.”
Masa berlaku memberi kesan harga tersebut spesial dan terbatas.
Ini penting untuk melindungi kedua belah pihak. Misalnya:
Dengan adanya T&C, kamu terhindar dari perdebatan yang bisa merugikan bisnis.
Gunakan font yang mudah dibaca, spasi yang cukup, dan warna yang sesuai brand. Kalau memungkinkan, buat template quotation khusus agar setiap penawaran terlihat seragam dan profesional.
Biasanya quotation dikirim dalam format PDF untuk menjaga layout tetap rapi di semua perangkat. Sertakan juga versi softcopy yang bisa dibuka cepat di ponsel.
Jangan hanya kirim lalu diam. Lakukan follow-up 1–3 hari kemudian:
Follow-up yang tepat bisa meningkatkan peluang deal hingga 30–50%.
Banyak pebisnis yang kehilangan peluang hanya karena quotation mereka kurang rapi atau membingungkan. Hindari kesalahan ini:
Sekarang, quotation nggak selalu dikirim dalam bentuk kertas atau PDF manual. Banyak bisnis beralih ke quotation digital yang dibuat lewat platform atau aplikasi, sehingga:
Kalau kamu ingin bisnis terlihat profesional, jangan pernah remehkan pembuatan quotation. Ini bukan sekadar daftar harga, tapi dokumen yang mewakili citra dan kredibilitas perusahaan kamu.
Mulai sekarang, luangkan waktu untuk membuat quotation yang rapi, jelas, dan meyakinkan. Karena sering kali, keputusan “ya” atau “tidak” dari klien dimulai dari sini.
Berbicara soal profesionalisme dalam bisnis, ada satu hal lain yang nggak kalah penting: mengelola hasil keuntungan kamu. Kalau tabunganmu cuma “parkir” di rekening biasa dengan bunga rendah, sayang banget.
Coba kenalan sama FINETIKS VIP Save, hasil kerja sama dengan Bank Victoria. Ini adalah tabungan dengan keuntungan lebih tinggi dari tabungan bank biasa, sampai 6,25% per tahun. Nggak ada biaya admin, ada kuota gratis transfer 20 kali per bulan, dana bebas nggak dikunci, dan bonus asuransi jiwa hingga Rp5 miliar.
Kalau kamu mau mulai mengatur uang dengan cara yang lebih cerdas dan tetap fleksibel, langsung saja download aplikasi FINETIKS sekarang.
