Bongkar Fakta: Purchasing Adalah Fondasi Bisnis yang Sering Diremehkan

Kalau kamu terjun di dunia bisnis, istilah purchasing pasti sering muncul. Tapi tahukah kamu bahwa purchasing adalah salah satu proses paling krusial yang bisa menentukan sehat atau tidaknya operasional perusahaan? Sayangnya, banyak orang masih menganggap purchasing sekadar kegiatan belanja barang atau jasa. Padahal, ada lebih banyak hal di balik layar yang membuat fungsi ini jadi salah satu penopang keberhasilan bisnis.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lengkap apa itu purchasing, fungsinya, proses yang terlibat, hingga strategi mengelolanya agar lebih efektif. Yuk, simak sampai akhir!

Apa Itu Purchasing?

Secara sederhana, purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan operasionalnya. Namun, jangan salah. Purchasing bukan sekadar “membeli”, melainkan proses yang melibatkan analisis kebutuhan, pemilihan supplier, negosiasi harga, hingga memastikan kualitas barang atau jasa yang diterima sesuai standar.

Dengan kata lain, purchasing bukan hanya soal spending money, tapi juga soal bagaimana sebuah perusahaan bisa mengendalikan biaya sekaligus menjaga kualitas.

Mengapa Purchasing Itu Penting?

Ada beberapa alasan kenapa purchasing tidak bisa diremehkan:

1. Efisiensi Biaya. Purchasing yang dikelola dengan baik bisa menekan pengeluaran. Misalnya, dengan memilih supplier yang menawarkan harga kompetitif tanpa mengorbankan kualitas.
   
2. Menjaga Kualitas Produk atau Layanan. Barang yang dibeli dengan kualitas rendah bisa berdampak buruk pada produk akhir. Purchasing yang tepat memastikan kualitas tetap konsisten.
   
3. Kelancaran Operasional. Tanpa purchasing yang baik, rantai pasok bisa terganggu. Akibatnya, produksi terhambat dan pelayanan pada pelanggan ikut terganggu.
   
4. Mendukung Keberlanjutan Bisnis. Purchasing yang cerdas juga mempertimbangkan aspek keberlanjutan, seperti memilih supplier ramah lingkungan atau beretika.
   

Perbedaan Purchasing dengan Procurement

Banyak orang sering menyamakan purchasing dengan procurement. Padahal, keduanya punya lingkup berbeda.

• Purchasing lebih fokus pada proses pembelian barang atau jasa.
  
• Procurement mencakup keseluruhan strategi pengadaan, mulai dari perencanaan, sourcing, evaluasi supplier, hingga pengelolaan kontrak.
  

Jadi, bisa dibilang purchasing adalah bagian dari procurement.

Proses Purchasing dalam Bisnis

Purchasing tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada beberapa tahapan yang biasanya dilalui, yaitu:

1. Identifikasi Kebutuhan. Perusahaan harus tahu dulu barang atau jasa apa yang dibutuhkan, berapa jumlahnya, dan kapan harus tersedi
   
2. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition). Departemen yang membutuhkan membuat permintaan resmi kepada bagian purchasing.
   
3. Pemilihan Supplier. Tim purchasing melakukan riset dan memilih supplier yang bisa memenuhi kebutuhan sesuai kualitas, harga, dan waktu pengiriman.
   
4. Negosiasi. Proses tawar-menawar dilakukan untuk mendapatkan harga terbaik dan syarat pembayaran yang menguntungkan.
   
5. Penerbitan Purchase Order (PO). Setelah sepakat, tim purchasing mengeluarkan dokumen resmi sebagai bukti pemesanan.
   
6. Penerimaan Barang/Jasa. Supplier mengirimkan barang atau jasa, dan perusahaan memastikan kualitas serta kuantitas sesuai dengan pesanan.
   
7. Pembayaran. Setelah barang diterima sesuai standar, pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan.
   

Tantangan dalam Purchasing

Purchasing bukan pekerjaan mudah. Ada beberapa tantangan yang sering dihadapi perusahaan, antara lain:

• Fluktuasi Harga: Harga bahan baku atau jasa bisa naik turun secara tiba-tiba.
  
• Keterlambatan Supplier: Barang datang terlambat bisa mengganggu seluruh rantai produksi.
  
• Kualitas Tidak Konsisten: Supplier kadang tidak selalu menjaga standar kualitas.
  
• Ketergantungan pada Satu Supplier: Terlalu mengandalkan satu pihak bisa berisiko tinggi.
  

Oleh karena itu, strategi purchasing harus dirancang dengan matang agar risiko bisa ditekan seminimal mungkin.

Strategi Mengelola Purchasing yang Efektif

Supaya fungsi purchasing berjalan maksimal, ada beberapa strategi yang bisa diterapkan:

1. Diversifikasi Supplier. Jangan hanya mengandalkan satu supplier. Cari alternatif untuk mengurangi risik
   
2. Bangun Hubungan Jangka Panjang. Supplier bukan sekadar penyedia barang, tapi juga partner bisnis. Hubungan yang baik bisa memberikan keuntungan lebih, seperti diskon atau prioritas pengiriman.
   
3. Gunakan Teknologi. Banyak perusahaan sudah menggunakan sistem ERP atau software purchasing untuk mempercepat proses dan mengurangi kesalahan manual.
   
4. Evaluasi Rutin. Lakukan evaluasi terhadap supplier secara berkala. Apakah masih kompetitif dari sisi harga, kualitas, dan pelayanan?
   
5. Pertimbangkan Keberlanjutan. Purchasing modern juga mempertimbangkan faktor lingkungan dan sosial, misalnya memilih supplier dengan praktik bisnis yang berkelanjutan.
   

Contoh: Purchasing dalam Industri Manufaktur

Bayangkan sebuah pabrik sepatu. Kalau purchasing tidak dikelola dengan baik, bisa saja:

• Bahan baku kulit datang terlambat → produksi berhenti.
  
• Harga lem melonjak karena tidak ada kontrak jangka panjang → biaya produksi naik drastis.
  
• Supplier kain mengirim bahan dengan kualitas rendah → produk jadi cacat dan merusak reputasi merek.
  

Itu sebabnya purchasing yang efektif bisa menjadi penyelamat bisnis.

Purchasing dalam Bisnis Skala Kecil

Bukan hanya perusahaan besar, bisnis kecil juga butuh purchasing yang baik. Misalnya, warung makan perlu memilih pemasok bahan makanan yang konsisten, segar, dan terjangkau. Kalau salah pilih supplier, margin keuntungan bisa tergerus.

Purchasing dalam skala kecil memang lebih sederhana, tapi prinsipnya tetap sama: efisiensi biaya, kualitas, dan kelancaran operasi

‍Purchasing Adalah Penentu Efisiensi Bisnis

Dari pembahasan tadi, jelas bahwa purchasing adalah lebih dari sekadar aktivitas membeli. Ia adalah proses strategis yang memengaruhi biaya, kualitas, hingga keberlanjutan operasional perusahaan. Dengan strategi purchasing yang tepat, bisnis bisa lebih efisien, kompetitif, dan tahan terhadap risiko.

Nah, berbicara soal efisiensi biaya, bukan hanya perusahaan yang butuh strategi pintar. Kamu sebagai individu juga perlu mengelola keuangan dengan cara yang cerdas. Salah satu caranya adalah dengan menabung di produk yang memberikan keuntungan maksimal.

Di sinilah FINETIKS VIP Save hadir sebagai solusi. Bekerja sama dengan Bank Victoria, produk ini memberikan bunga hingga 6,25% per tahun, lebih tinggi dari tabungan biasa. Plus, nggak ada biaya admin, ada 20 kali transfer gratis per bulan, dana bebas nggak dikunci, dan dilengkapi asuransi jiwa hingga Rp5 miliar.

Kalau purchasing membantu bisnis lebih efisien, maka VIP Save membantu kamu lebih cuan dan aman dalam mengelola keuangan pribadi. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, download aplikasi FINETIKS sekarang dan nikmati keuntungan tabungan premium tanpa ribet.