Account Payable Adalah Kunci Kesehatan Keuangan Perusahaan! Ini Faktanya!

Apa Itu Account Payable?

Kalau kamu sedang belajar manajemen keuangan atau baru menjalankan bisnis, istilah account payable pasti sering kamu dengar. Singkatnya, account payable adalah kewajiban perusahaan untuk membayar utang jangka pendek kepada pemasok atau vendor atas barang atau jasa yang sudah diterima tetapi belum dibayar.

Misalnya, kamu punya bisnis retail dan membeli stok barang dari supplier dengan tempo 30 hari. Selama 30 hari itu, kewajiban kamu tercatat sebagai account payable sampai benar-benar dilunasi.

Dengan kata lain, account payable adalah “tagihan” yang harus segera dibereskan perusahaan agar hubungan dengan supplier tetap lancar dan arus kas sehat.

Fungsi Account Payable dalam Perusahaan

Mengapa account payable begitu penting dalam laporan keuangan? Jawabannya karena posisi ini menyangkut kewajiban jangka pendek yang memengaruhi arus kas.

Ada beberapa fungsi utama account payable, antara lain:

1. Menjaga hubungan dengan pemasok. Supplier akan lebih percaya dan mau memberi tempo pembayaran jika perusahaan punya track record membayar tagihan tepat waktu.
2. Mengatur arus kas. Dengan sistem account payable, perusahaan bisa menunda pembayaran sebentar tanpa langsung menguras kas, sehingga dana bisa digunakan dulu untuk kebutuhan lain yang mendesak.
3. Meningkatkan kredibilitas bisnis. Pengelolaan account payable yang rapi menunjukkan manajemen keuangan perusahaan sehat. Ini bisa jadi nilai tambah ketika perusahaan ingin mencari investor atau pinjaman bank.
4. Membantu pengendalian biaya. Dengan pencatatan account payable yang jelas, perusahaan bisa tahu berapa jumlah kewajiban jangka pendek yang harus disiapkan.

Contoh Account Payable dalam Bisnis

Supaya lebih jelas, yuk lihat beberapa contoh account payable di dunia bisnis:

• Pembelian stok barang dagangan dari pemasok dengan sistem tempo.
• Tagihan listrik, air, dan internet kantor yang belum dibayar.
• Biaya jasa profesional, misalnya akuntan atau konsultan, yang sudah bekerja tapi pembayarannya dilakukan belakangan.
• Tagihan transportasi atau logistik yang baru dibayarkan setelah barang diterima.

Intinya, semua kewajiban yang sifatnya jangka pendek (biasanya maksimal 12 bulan) dan harus segera dilunasi, masuk kategori account payable.

Account Payable vs Account Receivable

Banyak orang sering tertukar antara account payable dan account receivable. Padahal, keduanya adalah dua sisi yang saling berkaitan.

• Account Payable → utang yang harus dibayar perusahaan kepada pihak lain (misalnya supplier).
• Account Receivable → piutang atau uang yang harus diterima perusahaan dari pelanggan.

Jadi, kalau account payable adalah “keluar uang”, account receivable adalah “masuk uang”.

Risiko Jika Account Payable Tidak Dikelola dengan Baik

Seperti halnya utang pribadi, kalau kewajiban perusahaan tidak dikelola dengan baik, bisa menimbulkan risiko besar. Berikut beberapa risikonya:

1. Hubungan dengan supplier rusak. Terlambat bayar bisa bikin pemasok enggan bekerja sama lagi, bahkan menghentikan suplai barang.
2. Arus kas berantakan. Kalau account payable tidak terpantau, bisa saja kas perusahaan tiba-tiba defisit karena harus bayar banyak tagihan sekaligus.
3. Reputasi perusahaan turun. Kredibilitas perusahaan bisa diragukan oleh partner bisnis, investor, atau bank.
4. Biaya tambahan. Telat bayar biasanya menimbulkan denda atau penalti. Akibatnya, biaya operasional jadi lebih tinggi.

Cara Mengelola Account Payable dengan Baik

Supaya perusahaan tetap sehat secara finansial, pengelolaan account payable harus dilakukan dengan sistematis. Berikut beberapa cara efektif yang bisa kamu terapkan:

1. Catat Semua Transaksi dengan Teliti

Setiap kali ada pembelian barang atau jasa dengan sistem tempo, langsung catat dalam sistem akuntansi. Jangan menunggu karena rawan terlupa.

2. Gunakan Software Akuntansi

Mengelola account payable manual dengan Excel bisa berisiko error. Lebih baik gunakan software akuntansi yang otomatis merekam, memberi reminder, hingga membuat laporan utang.

3. Atur Jadwal Pembayaran

Susun daftar prioritas sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Kalau kas terbatas, dahulukan kewajiban yang paling mendesak.

4. Negosiasikan Tempo Pembayaran

Jangan ragu untuk bernegosiasi dengan supplier. Misalnya, minta tempo 60 hari alih-alih 30 hari. Dengan begitu, kamu punya lebih banyak ruang mengatur arus kas.

5. Jaga Hubungan Baik dengan Supplier

Kalau kamu sering bayar tepat waktu, supplier biasanya lebih fleksibel memberi syarat pembayaran yang menguntungkan.

Peran Tim Account Payable dalam Perusahaan Besar

Di perusahaan besar, biasanya ada divisi khusus yang mengurus account payable. Tugas mereka bukan hanya mencatat tagihan, tapi juga memastikan pembayaran sesuai SOP.

Beberapa tugas utama tim account payable adalah:

• Mengecek validitas invoice dari vendor.
• Mencocokkan invoice dengan purchase order dan penerimaan barang (tiga dokumen wajib).
• Menyiapkan jadwal pembayaran.
• Membuat laporan utang usaha secara berkala.

Dengan adanya tim khusus, risiko salah bayar atau keterlambatan bisa diminimalkan.

Account Payable dan Dampaknya pada Laporan Keuangan

Kalau kamu lihat laporan keuangan perusahaan, account payable biasanya muncul di neraca pada bagian kewajiban lancar (current liabilities).

Semakin besar account payable, semakin besar pula kewajiban jangka pendek yang harus dipenuhi. Tapi ini bukan berarti selalu buruk. Selama dikelola dengan baik, account payable bisa menjadi strategi likuiditas yang sehat.

Misalnya, perusahaan bisa menunda pembayaran tanpa mengganggu operasional, lalu menggunakan dana tersebut untuk investasi atau produksi lebih dulu.

Tips Agar Account Payable Tidak Membebani Bisnis

1. Jangan menunda tanpa rencana, menunda boleh, tapi harus sesuai strategi, bukan karena kelalaian.
2. Selalu cek ulang invoice, pastikan tidak ada salah hitung atau double billing.
3. Pakai sistem reminder, baik manual maupun software, supaya tidak ada jatuh tempo yang terlewat.
4. Selaraskan dengan account receivable, idealnya, penerimaan dari pelanggan bisa membantu melunasi kewajiban ke supplier.
5. Bangun reputasi baik, supplier yang percaya pada kredibilitas kamu biasanya lebih longgar memberi tempo.

Account Payable Adalah Kewajiban yang Harus Dijaga Sehat

Jadi, sudah jelas kan sekarang? Account payable adalah kewajiban jangka pendek perusahaan kepada pihak ketiga yang harus segera dibayar. Meski terkesan hanya catatan utang, pengelolaan account payable sangat berpengaruh pada arus kas, reputasi, dan kelangsungan bisnis.

Dengan pencatatan rapi, strategi pembayaran yang baik, serta hubungan yang sehat dengan supplier, account payable justru bisa jadi alat bantu menjaga stabilitas keuangan perusahaan.

Kalau Perusahaan Harus Sehat, Tabungan Pribadi Juga Harus Cerdas

Seperti halnya account payable yang perlu dikelola agar arus kas bisnis tetap sehat, keuangan pribadi kamu juga butuh strategi cerdas biar makin menguntungkan.

Nah, sekarang ada FINETIKS VIP Save hasil kerja sama dengan Bank Victoria. Produk ini menawarkan bunga tabungan lebih tinggi dari tabungan biasa, hingga 6,25% per tahun, tanpa biaya admin, plus kuota gratis transfer 20 kali per bulan. Dana kamu juga bebas nggak dikunci, jadi bisa fleksibel banget. Tambah lagi, ada perlindungan asuransi jiwa sampai Rp5 miliar.

Dengan semua keuntungan ini, jelas VIP Save bikin uang kamu kerja lebih keras tanpa ribet. Yuk, download aplikasi FINETIKS sekarang dan mulai menabung dengan cara yang lebih cerdas.